Sokan úgy tartják, az automatizálás lassan elengedhetetlenné válik, ha egy cég versenyképes akar maradni, hiszen rengeteg időt és energiát nyersz, ha a fárasztó, monoton napi rutinfeladatok helyett inkább az igazán fontos teendőkre fókuszálsz. Azáltal, hogy kevesebb időt töltesz az ismétlődő, különösebb gondolkodást nem igénylő tevékenységek elvégzésével, hatékonyabbá válnak a munkafolyamataid, és leveszel egy sor felesleges terhet a kollégáid válláról. Az azonban, hogy átállj az automatizálásra, nem megy egyik pillanatról a másikra – a döntés igényel némi tervezést és szervezést. Ha érdekelnek a vállalkozásoknak szóló automatizálás tippjeink, olvass tovább!
Bármilyen méretű vállalkozás létrehozhat automatizált feladatokat a hatékonyság, a termelékenység és a jövedelmezőség növelése érdekében.
Fontos azonban, hogy elsősorban azokat a feladatokat kezdd el automatizálni, amelyek úgymond a színfalak mögött zajlanak, vagyis amelyeknek nincs vagy minimális a közvetlen ráhatásuk az ügyfelekre.
Ezek a feladatok nem igényelnek döntést, mérlegelést, sőt számos esetben egy program precízebben, gyorsabban, egyszerűbben és olcsóbban elvégzi őket.
Jó példa erre a számlázás automatizálása. A modern, elektronikus számlázó szoftverek rendkívül hatékonnyá teszik a számlázási folyamatokat, ráadásul a hibázás lehetősége is jóval kisebb, mint kézi számlázás esetén.
Az alábbi tippek segíthetnek, ha most vágnál bele az automatizálásra való átállásba.
Listázd a napi feladatokat!
Érdemes átgondolni, és akár listát készíteni a mindennapos, ismétlődő rutinfeladatokról, és átgondolni, melyek azok az úgynevezett alacsony értékű tevékenységek, amelyek biztosan nem igényelnek döntést vagy átgondolást.
Nézd meg azt is, hogy ezeket a feladatokat milyen gyakorisággal végzitek el, és mennyi időt vesz tőletek igénybe napi, heti, havi vagy akár éves szinten!
Ezek után már könnyebben be tudod azonosítani azokat a területeket, amelyeken érdemes elkezdeni automatizálni.
Mérd fel, milyen eszközök segíthetik az automatizálást!
Ma már rengeteg szoftver állítható a vállalkozások szolgálatába, amelyek funkciói között szuper automatizálási lehetőségeket találsz.
A számlázó programok mellett – többek között – feladatkezelő rendszerek, hírlevélküldő szoftverek, hibajegykezelő, illetve ügyfélszolgálati appok segítik a cégek munkafolyamatait azzal, hogy rengeteg monoton feladatot elvégeznek helyettük.
Ha érdekel, melyek a legjobb szoftverek vállalkozások számára, olvasd el ezt a bejegyzést is:
https://dlxmedia.hu/szoftverek-vallalkozoknak/
DÍJMENTES KONZULTÁCIÓ
Kezdd kicsiben az automatizálást!
Ha megvannak az automatizálható feladatok, és esetleg találtál hozzájuk egy szuper applikációt is, fontos, hogy ne egyszerre akarj minden tevékenységet automatizálni, hanem lépésről lépésre haladj!
Válassz ki egy teendőt a listáról, ismerd meg alaposan a hozzá kapcsolódó szoftvert, majd teszteld, és kövesd nyomon az eredményeket!
Szükség esetén finomhangolhatod a beállításokat is. A lényeg, hogy győződj meg arról, hogy a kívánt módon működik, mielőtt szélesebb körben is elkezdenéd alkalmazni!
Lépésről lépésre haladj az automatizálásban!
Amikor azt látod, hogy a rendszer működik, akkor léphetsz a „következő szintre”, vagyis elkezdhetsz egy újabb tevékenységet automatizálni.
Például, ha már megbizonyosodtál róla, hogy a hírlevélküldő rendszer profi módon, az elképzeléseidnek megfelelően küldi ki a hírleveleket, akkor próbálj ki egy hibajegykezelő szoftvert vagy egy elektronikus számlázót, esetleg szerezz be egy feladatkezelő appot, és szépen, egymás után teszteld ezeket is!
DÍJMENTES KONZULTÁCIÓ
Ne akarj mindent automatizálni!
Akármilyen hatékonyan és jól működnek is a már automatizált folyamatok a vállalatodnál, fontos, hogy tudd: nem lehet mindent automatizálni.
Semmiképpen se próbáld kiváltani az emberi erőforrást ott, ahol például érzelmi intelligenciára, mérlegelésre, kreativitásra, problémamegoldó képességre vagy más, kifejezetten humán kompetenciára van szükség!
Szintén nem szabad automatizálni azokat a feladatokat, amelyeknél a munkavégzés eredménye közvetlenül érinti az ügyfeleket, a velük való kapcsolatot, illetve a szolgáltatás minőségét.
Ilyen lehet egy döntési helyzettel járó tevékenység, a tervezési munka, valamilyen stratégia kidolgozása, illetve az olyan szituációk, amikor az ügyféllel közvetlen kapcsolatra van szükség (megbeszélés, visszajelzés kérése, értékelés, munkamegbeszélés stb.).
Természetesen ilyenkor is automatizálhatod a folyamatok egy-egy lépését – például az online meeting időpontja automatikusan bekerülhet a naptáraitokba, ahogy kimegy a meghívó, és a megbeszélés előtt automatikus emlékeztetők is segíthetnek abban, hogy egyetlen résztvevő se feledkezzen meg a meetingről.
DLX MEDIA tartalommarketing szolgáltatásaink eredményorientált cégeknek:
Fejlődj folyamatosan az automatizálásban!
Mint minden munkafolyamatnál, itt is érdemes időről időre megállni, és átgondolni az eddigi eredményeket és a fejlődési, illetve fejlesztési lehetőségeket!
Mérd fel, mennyi időt és energiát (esetleg pénzt) tudtál eddig megspórolni az automatizálásnak köszönhetően, és mennyire vált be az újítás az adott területen!
Ebbe a kollégáidat is bevonhatod, például úgy, hogy megkéred őket, mondják el, hogy milyen tapasztalataik vannak az automatizált folyamatokkal kapcsolatban, érkeztek-e ennek kapcsán visszajelzések az ügyfelektől vagy az üzleti partnerektől, és tudd meg azt is, hogy szerintük mivel lehetne még hatékonyabbá tenni az adott tevékenység végzését!
Egyeztethetsz az IT-s munkatársakkal is, akik segíteni tudnak abban, hogy milyen szoftvereket érdemes még beszerezni, mely jelenlegi applikációkat kellene lecserélni, és esetleg az új programok használatában is támogathatják a csapatot.
Mi, a DLX MEDIA-nál számos már munkafolyamatot automatizáltunk, és igyekszünk a jövőben is folyamatosan fejlődni ezen a téren is.
Többek között hatékonyságunknak köszönhetjük, hogy elhozhattuk Az Év Széchenyi Vállalkozása 2022 díjat Termelékenység kategóriában.
Ha szeretnéd, hogy a Te vállalkozásod is dinamikus növekedésnek induljon, vedd fel velünk a kapcsolatot, hogy támogathassunk üzleti céljaid elérésében!
DÍJMENTES KONZULTÁCIÓ
DLX MEDIA tartalommarketing szolgáltatásaink eredményorientált cégeknek:
borítókép: Alex Knight on Unsplash
