A digitalizáció virágkorát éljük, amikor a vállalkozások szinte minden folyamatukat különféle szoftverek segítségével oldják meg. Mára a legtöbb cégnél szinte teljesen eltűnt a papír alapú dokumentáció, ami nemcsak környezetvédelmi szempontból örvendetes, hanem azért is, mert ezek a programok és alkalmazások nagymértékben megkönnyítik és hatékonnyá teszik a munkafolyamatokat. Ebben a cikkben megmutatjuk, melyek a legfontosabb szoftverek vállalkozóknak, amelyek a leginkább segíthetik a cég működtetését és fejlődését.
Néhány évtizeddel ezelőtt az irodák polcai még roskadoztak a sokféle dokumentum súlya alatt, amelyek hónapról hónapra felgyülemlettek a cégeknél, hiszen a kommunikáció jelentős része, a számlázás, a rendelések leadása vagy fogadása, a mindenféle adminisztráció többnyire papír alapon történt, és ha bármilyen iratra szükség volt, akkor manuálisan, a hatalmas mappák tartalmai között keresgélve lehetet rábukkanni arra, amire aktuálisan szükség volt.
A világ sokat változott – az élet felgyorsult, ugyanakkor kényelmesebbé is vált, hiszen a hatékony munkavégzést ma már szuper szoftverek segítik.
Nem kell már dossziék hosszú sorát átlapozni, ha szükségünk van egy számlára vagy egy szerződésre, hiszen a legtöbb cégnél szinte minden digitalizálva van, és olyan programokat használunk, amelyekkel pillanatok alatt előkereshetjük, amire éppen szükségünk van.
A megfelelő szoftverek használata nagymértékben meg tudja könnyíteni a kollégák munkáját, valamint zökkenőmentesebbé és gyorsabbá is képes tenni a feladatok elvégzését, ezért fontos, hogy tudd, melyek a legjobb szoftverek vállalkozóknak, és a rengeteg program közül ki tudd választani azokat, amelyek a leghatékonyabban tudják szolgálni a céged mindennapjait.
Számlázó program
A számlázás folyamatait jelentsen leegyszerűsítették, átláthatóbbá, kényelmesebbé és gyorsabbá tették az elektronikus számlázó programok, így nem meglepő, hogy a legtöbb cég ma már kizárólag e-számlázásban gondolkodik.
A megfelelő számlázó szoftver használatával rengeteg időt és energiát lehet megspórolni. Ha például csak egy korábbi számla megkeresésére gondolunk, össze sem lehet hasonlítani, hogy mennyivel egyszerűbb és gyorsabb egy rendszerben megtalálni az adott számlát, mint a kinyomtatott és dossziékban tárolt dokumentumok között kutatni hosszasan.
Ha most tervezel beszerezni egy számlázó rendszert, előtte érdemes alaposan átgondolni a szoftverrel szemben támasztott elvárásokat. Beéred az alapvető funkciókkal, vagy segítené a kollégák munkáját egy komolyabb, több extrát kínáló program?
Az ingyenes megoldásokban gondolkodsz csak, vagy hajlandó lennél fizetni egy nagyobb tudású rendszer használatáért?
Természetesen sok cég esetében a díjmentesen elérhető számlázók is megfelelők lehetnek, azonban fontos szem előtt tartani azt is, hogy a számlázási területen kiemelten fontos betartani a törvényi előírásokat, amelyek változásával nem mindig vannak szinkronban az ingyenes szoftverek frissítései. Tehát, ha egy ilyen programot választasz, akkor fokozottan oda kell figyelni a jogszabályi háttér változásaira.
Az egyik legkézenfekvőbb ingyenes megoldás a NAV Online Számlázója, amely leginkább kisvállalkozások számára hasznos.
Akár kezdő számlázóprogram-használóknak is ajánlható a Billingo, amely sok, hasznos funkciója mellett rendkívül felhasználóbarát, könnyen átlátható és kezelhető felületet biztosít. A fizetős verzió mellett létezik díjmentesen használható változata is.
Ugyancsak népszerű a piacvezetőnek számító Számlázz.hu, amely szintén szuper extrákkal és folyamatos fejlesztésekkel vívta ki felhasználói bizalmát. Szintén elérhető díjmentesen és nagyobb funkciópalettával „felszerelt”, fizetős verzióban is.
Ha többet szeretnél tudni a számlázó programokról, kattints ide!
DLX MEDIA tartalommarketing szolgáltatásaink eredményorientált cégeknek:
Feladatkezelő rendszer
Egy jó feladatkezelő rendszer használata elengedhetetlen, ha azt szeretnéd, hogy a cégednél zajló munkafolyamatokat mindig átlásd, fel tudd mérni a kapacitásokat, munkatársaid pedig mindig tudják, hogy kinek mi az aktuális feladata.
A feladatkezelő program gondoskodik arról, hogy a napi teendők mindenki számára világosak és áttekinthetők legyenek, minden folyamat zökkenőmentesen haladjon, és a feladatok elkészüljenek határidőn belül.
Nem véletlen tehát, hogy a feladatmenedzsment szoftvereket egyre több cég használja, hiszen hatékonyabbá teszik a munkát, segítenek megtervezni a célhoz vehető kisebb és nagyobb lépéseket, és megkönnyítik a feladatmegosztást.
Itt is érdemes a konkrét applikáció kiválasztása előtt felmérni az igényeket, és átgondolni, milyen funkciók tudnák a csapatod munkavégzését érezhetően hatékonyabbá, gördülékenyebbé tenni.
A legnépszerűbb feladatkezelő rendszerek a következők:
- Trello,
- Asana,
- Notion,
- Todoist,
- ClickUp.
Bővebben a feladatkezelő rendszerekről itt.
CRM rendszer
A CRM egy ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, amely komplex módon támogatja a különféle projektek és az azokhoz tartozó (rész)feladatok gördülékeny lebonyolítását azáltal, hogy segít nyomon követni és elemezni az ügyfelek adatait, megismerni az igényeiket, elvárásaikat.
Rengeteg terhet levesz a kollégák válláról azáltal, hogy átláthatóvá és minden érintett számára elérhetővé teszi a különféle folyamatokhoz tartozó, összes információt.
Az ügyfélkapcsolatok mellett a belső kommunikációt és a feladatmegosztást is támogatja a szoftver.
Elég rápillantani a CRM-re, és azonnal tudja mindenki, hogy hol tartanak az egyes tennivalók, melyik részfeladattal ki foglalkozik, milyen prioritás kapcsolódik az adott feladathoz stb.
A felhő alapú rendszerre bármikor, bárhonnan ráláthat csapat, ráadásul számos programmal integrálható.
A rendszer használatát a fejlesztők rövid oktatóvideókkal segítik, így a CRM kezelése hamar elsajátítható, és bárki ki tudja aknázni maximálisan a szoftver nyújtotta lehetőségeket.
További infók a CRM-ről:
https://dlxmedia.hu/crm-rendszer/
Kiváncsi vagy, hogyan maxultuk ki a CRM rendszert a DLX MEDIA-nál? Regisztrálj egy díjmentes konzultációra:
DÍJMENTES KONZULTÁCIÓ
Hírlevélküldő rendszer
A rendszeres kommunikáció a célcsoporttal is nélkülözhetetlen, ugyanis hiába vannak elsőosztályú termékeid és szolgáltatásaid, ha nem vagy a potenciális vásárlók látókörében, nem fognak vásárolni tőled.
A siker egyik záloga a rendszeres és profi kommunikáció, melynek fontos eleme a hírlevél, amely segít abban, hogy ne feledkezzenek meg rólad az emberek, tájékoztatást kapjanak az aktuális akcióidról, az új termékeidről vagy szolgáltatásaidról, esetleg a cégedet érintő, fontos történésekről, iparági változásokról.
A hírlevélküldés folyamatát egyszerűvé és hatékonnyá teszik a különféle hírlevélküldő szoftverek, amelyek abban is segítenek, hogy a célcsoportnak kiküldött üzenetek professzionális színvonalúak legyenek.
Lehetővé teszik ugyanis az igényes kinézet mellett – többek között – a szegmentált hírlevélküldést, akár többezer feliratkozóval is megbirkóznak, ráadásul megbízhatók és biztonságosak, így abban is segítenek, hogy az e-mailjeid ne a Spam mappában landoljanak olvasatlanul.
Mielőtt letennéd a voksot valamely hírlevélküldő program mellett, érdemes több szempontot is átgondolni. Ilyen például az ár (hogy díjmentesen használható, ám kevesebb funkcióval rendelkező vagy fizetős, de profibb szoftvert válassz), a funkciók, illetve a könnyű kezelhetőség.
Ajánlott hírlevélküldő rendszerek:
- ActiveCampaign,
- Webgalamb,
- ListaMester,
- MailChimp,
- MailerLite,
- Sendinblue.
A legjobb hírlevélküldő rendszerekről itt olvashatsz bővebben: https://dlxmedia.hu/hirlevelkuldo-rendszerek/
Kapcsolódó cikkek:
Ha segítségre van szükséged a marketing stratégiában, regisztrálj egy díjmentes konzultációra:
DÍJMENTES KONZULTÁCIÓ
Hibajegykezelő, ügyfélszolgálati szoftverek
A sokféle típusú, eltérő csatornákon érkező ügyféltámogatási kérelmek mindennapos, következetes kezelését egyszerűsítik le a hibajegykezelő szoftverek.
Begyűjtik, rögzítik és rendszerezik a hibajegyeket, és lehetővé teszik, hogy a támogató csapat gyorsan tudjon reagálni a problémákra.
A hibajegyeket aztán a munkatársak plusz információkkal láthatják el, és beállíthatnak hozzájuk különféle feldolgozási szakaszokat, amely alapján a projekten dolgozó többi munkatárs is látja, hogy éppen ki dolgozik a feladaton, és hol tart a probléma megszüntetésében. Az egyes kérelmekhez prioritások is hozzárendelhetők, némely applikáció lehetővé tesz színkódolást, profi szűréseket stb.
A különböző hibajegykezelő rendszereket eltérő módon lehet a vállalkozás igényeinek megfelelően testre szabni, és más-más funkciókat kínálhatnak, ezért a szoftver ára mellett annak tudását és a meglévő programokkal való integrálhatóságát is érdemes figyelembe venni.
Ha pedig biztosra akarsz menni, kipróbálhatod a legszimpatikusabbnak tűnő rendszerek demó verzióját, mielőtt előfizetnél.
A legnépszerűbb hibajegykezelő szoftverek:
- Redmine
- OTRS
- Jira (Atlassian)
- TOPdesk
- Zendesk
Ha érdekelnek a hibajegykezelő és ügyfélszolgálati rendszerek, olvasd el ezt a bejegyzésünket is.
Kommunikációs rendszerek
Az üzenetküldő alkalmazások mindannyiunk életében jelen vannak, hiszen a privát életünkben is egyre gyakrabban használjuk őket a mindennapi kommunikáció eszközeként.
Ezek a programok a munkahelyi együttműködést is gyorssá, egyszerűvé és hatékonnyá teszik, főleg akkor, ha a kollégáid nem egy légtérben dolgoznak, hanem eltérő telephelyeken vagy home office-ban.
Fontos kérdés a kommunikációs szoftver kiválasztása előtt, hogy az alkalmazást kizárólag chatelésre használnád a cégednél, vagy jó lenne, ha hang- és videohívásokat is le tudna bonyolítani.
Illetve ennél a szoftvernél is fontos lehet az integrálhatóság más rendszerekkel, a havi vagy éves díjszabás (vannak ingyenesen használható üzenetküldők is), továbbá lényeges szempont lehet, hogy van-e a rendszernek mobiltelefonra optimalizált verziója.
Igényeid felmérése tehát az üzenetküldő alkalmazás kiválasztása előtt is a „nulladik” lépés.
A legjobb kommunikációs, online meeting programok:
- Slack,
- Zoom,
- Teams,
- Google Meet.
A felsorolt applikációkról bővebben ide kattintva olvashatsz.
Ha segítségre van szükséged a marketing stratégiában, regisztrálj egy díjmentes konzultációra:
DÍJMENTES KONZULTÁCIÓ
DLX MEDIA tartalommarketing szolgáltatásaink eredményorientált cégeknek:
borítókép: Austin Distel // Unsplash
